Чёрные буйволы бизнеса - страница 39

Когда приходит новый сотрудник, его должны полностью «обмундировать» и обучить в течение первых трёх месяцев. Только после этого срока его выпускают на поле «боя». За это время он должен познакомиться со структурой компании, её сотрудниками, особенностями, выучить местный язык и, самое главное, четко понять, что от него требуется. И всё это должно быть залито корпоративным соусом преданности и непоколебимости.

В течение первого месяца он сидит рядом с вводящим в курс его человеком, смотрит через плечо, как коллега работает, и уже по ходу работы задаёт вопросы. По истечении этого времени он получает подготовленное для него рабочее место и перенимает некоторые обязанности, но под присмотром опытного коллеги. Вся работа новичка контролируется и проверяется. Только по истечении трёх месяцев сотрудник перенимает вверенные ему задания. Самое главное, чтобы после этого срока у него не возникало самых элементарных вопросов, а также не возникало ошибок. Исправление каждой ошибки может потребовать уже участия нескольких сотрудников и, как правило, повлечь за собой непредвиденные затраты. Если новый сотрудник просто не в ту строку впишет лишние два нуля, то результатом этого может быть выставление счета не на 10 000 условных единиц, а уже 1 000 000. Поэтому лучше дать ему на пару недель больше времени, чем проводить дни на решение возникших проблем.

Достаточно много времени уделяется тому, чтобы сотрудники одного отдела делились опытом между собой. Команда должна между собой делить знания, которые у них есть. Не бегать каждые 15 минут к начальству или расспрашивать клиента. Если один человек уже сталкивался с возникшей проблемой, то он не должен сидеть и отмалчиваться. Тут включается в работу уже отношения между сотрудниками в отделе, которые порой очень и очень непростые. Тем не менее, глава компании, равно как и начальники отделов, должны стараться устранять эти разногласия, во всяком случае, чтобы они не препятствовали передачи опыта внутри компании.

Если вернуться в армейский мир, то бойцы должны делиться знанием того, как почистить оружие, если оно упало в воду, или какое животное лучше поймать, если кончилась еда. То есть, такие маленькие хитрости, которые позволяют достичь результата, затратив при этом меньше сил и времени.

Случается так, что одна и та же системная ошибка возникает периодически, но по какой-то причине до сих пор не устранена. Для этого можно создать отдельную папку, в которой будет описываться проблема и методы её решения. Делается это так: тот, кто первый с ней столкнулся, делает краткое описание возникшей проблемы и способ её решения. Даже если будет снимок экрана и рукой написано «нажать сюда и проблема уйдет». В любой момент его коллега поднимет документы и по описанным шагам сможет самостоятельно решить проблему. Вообще всегда старайтесь искать подходящие именно для вас и вашей компании методы решения проблем и возникающих задач. Даже если они будут вам казаться нелепыми или абсурдными — если это поможет в решении, то без раздумий пользуйтесь ими.

Бесполезность. В данный момент самым бесполезным прибором в офисе является «факс». Как показывает практика, им пользуются только маленькие фирмы, которые никак не могут принять тот факт, что электронная почта — это быстрее, удобнее и надежнее. Зачастую факсы уже не воспринимаются как документ, подлежащий рассмотрению. Если говорить откровенно, то есть такие сотрудники, которые выкидывают факсы прямо в мусорное ведро. Если потом кто-то утверждает, что он посылал вам факс, то вы с изумлением хлопаете глазами и говорите, что никакого факса не было. Скорее всего, кончилась бумага, или линия была занята, да и вообще факс часто поломан. А если они и приходят по назначению, то их рассматривают часто в самую последнюю очередь, потому что все клиенты пишут по электронной почте или звонят по телефону. Таково сегодняшнее положение дел в самых крупных корпорациях.

Может кто-то из вас читал исследования про длину приказов, которые отдавали русские, японцы и американцы во время Великой Отечественной? Так вот, американцы всё учли, и теперь применяют это на поле боя в бизнесе. Ниже я привожу два самых распространённых сокращения, которые используются в повседневной работе.