Самоменеджмент. Практическое руководство - страница 24

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток.

Второе – на составлении планов и подготовке к их реализации.

Третье – на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.

Четвертое – основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Грамотно распределять свое времени – не такая уж сложная задача, как кажется на первый взгляд. Основными принципами организации времени являются:

✓ планирование времени;

✓ последовательное решение задач;

✓ мотивация на совершение дел;

✓ правильный отдых.

Поговорим о каждом принципе подробнее.

Планирование. Составление плана на день (неделю, месяц или другие периоды) – это занятие, которое займет всего несколько минут, а в итоге сэкономит массу времени. План не должен быть слишком жестким. Включайте в каждый период два-три важных дела, а промежутки между ними заполняйте делами второстепенной важности. Начинать лучше с самых важных дел; последовательность всегда можно откорректировать.

Решение задач. Для любой задачи есть свои пути решения. Тренинг по тайм-менеджменту, как правило, включает их отработку не только в теории, но и на практике. Например, почти все трудные дела можно условно разделить на две группы: «слоны» и «лягушки». «Слоны» – большие дела, требующие много времени. «Лягушки» – не слишком приятные занятия, которые хочется отложить на потом. Как с ними справляться? «Слона» проще разрезать на кусочки, распределить по кусочку на каждый день и «съедать» его. За «лягушек» нужно браться в первую очередь, чтобы остальное время было свободно для приятных дел.

Мотивация. Чтобы легче перейти от теории к практике, вам нужно мотивировать себя. За каждым выполненным делом должна следовать приятная награда – чашка вкусного чая, несколько страниц любимой книги или прогулка на свежем воздухе.

И, наконец, отдых. Правильный отдых – залог того, что ваш организм будет полностью восстанавливаться, а вы с удвоенными силами сможете браться за решение задач. Как организовать свое время и отдыхать правильно? Главное, полностью переключаться от одного занятия к другому. Это означает, что после напряженного физического труда нужно расслабиться и ничего не делать. После умственной работы – заняться физической, сделать разминку или просто прогуляться по улице.

Перемена деятельности должна сопровождаться сменой обстановки. И, разумеется, отдых нужно устраивать регулярно. Пусть он займет всего пять минут в течение каждого часа. Но зато этого времени вполне хватит на то, чтобы дать себе небольшую передышку и освежить мысли.

Тест «Мое рабочее время»

Инструкция: С помощью следующей анкеты проанализируйте свой рабочий стиль и по наибольшему количеству ответов «нет» определите, в каких сферах вы теряете время.

Вопросы:

I. Потери времени при постановке цели.

1. Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?

3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?

4. Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?

5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей?

6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?

II. Потери времени при планировании.

1. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?

2. Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы?

3. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?

4. Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

5. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?

6. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

III. Потери времени при выработке решений.

1. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?