Управленческий производственный учет - страница 43

Иногда можно обнаружить, что фактический уровень запасов отличается от ручных или компьютеризированных учетных данных. Причинами этого могут быть:

1) ошибочная проводка, т.е. данные были занесены не в тот счет хранения;

2) единицы хранения располагаются не в том месте, где должны были бы;

3) арифметические ошибки при ручной системе учета, сделанные при подсчете оставшихся запасов или при ведении данных в счет хранения;

4) кража запасов.

При выявлении разногласий по отдельным счетам хранения необходимо провести корректировку и согласовать текущие данные с фактическими запасами. Например, фактический запас меньше, чем данные, отслеживаемые при ручном или компьютеризированном учете. Количество и стоимость единиц, относимых на запас, следует снизить, а разницу отнести на счет накладных расходов по категории «потери хранения». Общая сумма, отнесенная на счет накладных расходов убытков хранения, должна быть включена в целевые затраты на основе процедур определения накладных расходов, описанных в следующей главе.

В идеале издержки доставки, понесенные поставщиками, должны входить как часть цены закупок материалов, и поэтому эти издержки должны трактоваться как прямые расходы. Везде, где возможно, материалы должны непосредственно включаться в целевые затраты, а не группироваться в косвенные затраты с их последующим начислением на целевые затраты. Издержки на доставку, как правило, показываются в счетах-фактурах отдельно — по доставляемым материалам. Когда счет-фактура выписывается только на один вид материала, никаких проблем с учетом этого материала не происходит, так как издержки на доставку требуется всего лишь добавить к стоимости материалов, а итоговую сумму учесть как получение конкретной учетной единицы материала. Когда же издержки доставки относятся к нескольким разным типам материалов, общая сумма доставки должна быть распределена по каждому типу доставленных материалов. Такое распределение можно осуществлять в зависимости либо от стоимости материалов, либо от их веса. Можно поступить и по-другому. Ручной учет можно упростить, если отнести издержки доставки на счет накладных расходов и распределить эти издержки как часть процедуры определения накладных расходов, описанную в следующей главе.

Термин «затраты на содержание запасов» относится к расходам, связанным с получением, хранением, выдачей и обработкой запасов. Для учета этих затрат можно применять различные подходы, в том числе отнесение этих издержек на счет накладных расходов по категории «содержание запасов» и разнесение этих издержек по целевым затратам на основе подходов, описанных применительно к традиционной системе калькуляции в следующей главе и для функциональных систем калькуляции, рассмотренных в гл. 11. Поэтому изучение вопросов, связанных с затратами на содержание запасов, можно отложить до следующей главы. Однако уже на этом этапе изучения вы должны знать, что некоторые компании применяют отдельно задаваемые ставки содержания запасов. Рассмотрим, например, ситуацию, когда затраты на содержание запасов за анализируемый период составили £1 млн, а стоимость выданных основных материалов за этот период была оценена в сумме £5 млн. В этой ситуации затраты на содержание запасов следует распределить по целевым затратам (то есть товарам, услугам или заказчикам) по ставке содержания запасов, равной 20% от стоимости выданных основных материалов (£1 млн / £5 млн), в результате чего £1 млн издержек содержания запасов будут начислены на целевые затраты.

Инвестиции в запасы — это крупный актив большинства производственных и коммерческих организаций, и поэтому важно, чтобы, с одной стороны, эти запасы управлялись эффективно и, с другой, чтобы инвестиции в них не были излишне высокими. Для этого фирме следует определить оптимальный уровень инвестиций в запасы, для чего необходимо выполнить два взаимоисключающих требования. Во-первых, она должна добиться, чтобы запасов было достаточно для удовлетворения ее потребностей в производстве и продажах; во-вторых, она должна избегать наличия избыточных запасов, которые ей не нужны и которые увеличивают риск устаревания продукции. Оптимальный уровень запасов лежит где-то между этими двумя предельными вариантами. В следующих параграфах мы рассмотрим, каким образом можно определить экономически оптимальный размер заказа и уровень запасов, при котором их следует пополнять.