Управление проектами для «чайников» - страница 5
• Подготовка отчета об объеме, на которую вы потратите весь рабочий день.
Над проектом могут работать много исполнителей либо вы одни.
• Переаттестация всех десяти тысяч сотрудников организации — это проект
• Перестановка мебели и оборудования в офисе — тоже проект.
Руководство проектом может быть формальным либо неформальным.
• Одни проекты включены в годовой план организации и требуют официального утверждения всех видов запланированных работ и исполнителей, а также сметы расходов.
• Другие поручаются вам в ходе личной беседы, при этом не оговариваются ни расходы, ни количество участников.
Проекты могут контролироваться формально и неформально.
• В одних проектах все отработанные часы и каждый израсходованный доллар строго учитываются соответствующими службами организации.
• В других такой учет не ведется, а затраты относятся на счет операционных расходов.
Проекты могут выполняться как для внешних, так и для внутренних клиентов или заказчиков.
• Ремонт поставленного заказчику оборудования — это проект.
• Написание статьи для периодического издания вашей организации — тоже проект.
Проект может выполняться на основании официального договора либо по неформальному соглашению.
• Подписанный двумя сторонами договор на строительство дома — это проект.
• Ваше обещание установить новую программу на компьютер коллеги тоже можно считать проектом.
Проекты могут иметь как деловое, так и личное назначение.
• Ваша фирма ежегодно организует сдачу крови — это проект.
• Ваш отдел проводит вечеринку на 15 персон — это тоже проект.
Любой проект имеет три признака: цель, сроки и ресурсы. Хотя по сложности и длительности проекты сильно отличаются друг от друга, принципиальные методы планирования и управления у них одни и те же. И чем лучше вы применяете эти методы, тем ближе ваш проект к успеху.
Процесс — последовательность действий для выполнения какой-либо функции, например деятельность отдела снабжения или бухгалтерии. Это не одноразовое мероприятие, направленное на достижение определенных результатов, а постоянно выполняемые действия. Например, процесс закупки материалов может быть частью проекта.
Программа — это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей, например программы здравоохранения или улучшения морально-психологического климата в коллективе. Программы никогда полностью не достигают своих целей (например, все население никогда не будет стопроцентно здоровым). Хотя в рамках программы возможно успешное выполнение каких-либо проектов с достижением вполне конкретных результатов (например, проведение семинара о снижении риска сердечно-сосудистых заболеваний). В данном случае программа — это совокупность нескольких проектов.
Определение управления проектом
Планирование.
• Определение желаемых результатов проекта.
• Разработка графика выполнения работ.
• Расчет количества необходимых ресурсов.
Организация.
• Распределение ролей и обязанностей.
Управление.
• Перераспределение работ и назначений.
• Руководство работами и контроль результатов.
• Решение возникающих проблем.
• Обмен информацией с заинтересованными лицами.
Полное и своевременное решение и согласование всех вопросов проекта повышает вероятность его успешного завершения. А отсутствие полной и достоверной информации у участников проекта значительно снижает эту вероятность.
Гладко было на бумаге, да забыли про овраги
Проект — не единственная ваша обязанность. Вам могут поручить еще один проект, не интересуясь, как вы со всем этим справитесь, просто скажут: "Займитесь этим". А когда из-за вашей перегруженности оба проекта окажутся на грани срыва, выяснится, что никто такого не ожидал и никакие меры не предусмотрены.
В проекте нередко участвуют люди, которые прежде не работали вместе.