Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня - страница 11

Во многих офисах, на фабриках и других рабочих местах по-прежнему редко выбрасываются ненужные вещи — и не только потому, что там работают прирожденные Плюшкины. Опередите время — сделайте привычку выбрасывать вашим хобби! Пусть это станет вашим нерушимым правилом — покупая новую вещь, сразу же прикидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы сможете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

Основополагающий принцип «в случае сомнений выбросить» может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения.

По всей вероятности, 80% от общего количества бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся «сомнительными», так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы наконец достигли вершин умения выбрасывать!

Каждый, кто много копит, имеет в запасе пару душещипательных историй о том, как он с помощью заботливо сберегаемых вещей оказал другому неоценимую услугу. Подходите к таким сведениям критически: а какова реальная выгода? Соответствует ли она в пропорциональном отношении гигантским размерам вашего бумагохранилища? И не вызывает ли шока столь ревностное накопительство, скажем, у ваших коллег по работе?

Многие «коллекционеры» опасаются, что если они выбросят что-то, то впоследствии обязательно пожалеют об этом. Это означает, что даже строя планы на будущее, они ориентируются на прошлое (в настоящий момент они уже думают о том, чтобы оглянуться назад). Таким образом, ключ к умению выбрасывать — это правильная ориентировка во времени: устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите по-новому и считайте, что выбрасывая, вы освобождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то уже выкинули, то в сожалениях (то есть устремленных в прошлое мыслях) больше нет никакой необходимости!

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными «архивами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза «поймать» ключевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме.

Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте — в начале 2003 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью «1993». А служащие могут пойти и дальше — по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!