Жизнь удалась! Как успевать полноценно жить и работать - страница 6
Крепкой вам памяти!
Конкретика и детализированность
Большое количество дел пишет не тот, кто делами перегружен, а тот, кто знает, из каких конкретных дел и деталей состоит его работа. Тот, у кого развита способность видеть те дела, которые он делает.
Этим способом при приеме на работу некоторые опытные кадровики оценивают деловые качества, а точнее – уровень организованности претендента: «Перечислите дела вашего обычного дня на вашей предыдущей работе!» – а дальше наблюдают, сколько и с какой скоростью вы дела вспоминаете.
Мы помним: длительность дела мы определили от 3 до 30 минут, средняя продолжительность – 15 минут. Рабочее время в среднем 500 минут. Сколько дел умещается в рабочее время? – 33 дела. Ладно, 30. Но не 10. Вы – не бездельник. У бездельника день состоит из: «Проснулся. Поел… А дальше не помню…» А чем детализированнее и конкретнее вы видите свой день, тем точнее вы ставите перед собой задачи, тем эффективнее вы работаете.
Возможно, кого-то подвели слишком общие описания. «Подготовить позицию к переговорам» – неплохая формулировка, но слишком общая. Конкретнее было бы:
Подготовить тезисы: формулировки и аргументацию.
Сделать презентацию в PowerPoint`е.
Согласовать с шефом.
Сделать презентацию на общей встрече.
Собрать обратную связь и уточнить формулировки.
Если учесть, что каждый пункт здесь занимает от 10 до 30 минут, именно такие, конкретные формулировки дел оказываются самыми точными. И именно такие, конкретные, формулировки позволяют каждое небольшое дело сделать максимально эффективно.
Другое дело, что для удобства запоминания имеют смысл частные дела, где можно собирать, упаковывать в основные Задачи дня. 30 дел в одной голове уложить в память затруднительно, но если их правильно скомпоновать, все становится проще. Память нормально удерживает около семи объектов, поэтому оптимально, если в расписании дня будет до 7 основных задач, а каждая задача может состоять из нескольких (до 7) дел. У вас даже оказывается запас…
Портрет недели
Чтобы хорошо сделать день, нужно видеть план предстоящего дня. Чтобы правильно построить свою неделю, нужно записать все основные дела недели и задуматься об их составе и расположении. Начните с простого: разграфите лист на блоки «понедельник», «вторник» и так далее, в каждый блок запишите все дела вашей обычной недели.
«В магазин за продуктами», «фитнес», «заправить машину», «гости» или «учеба» – дела недели.
У вас пять минут, вспомните и напишите не менее 20 дел. Скоро вам это очень пригодится…
Анализ рабочего времени: Дела, Сервис, Пустота
Есть время рабочее, есть время личное…
Ну, это не совсем правда. Чем более творческой жизнью живет человек, чем больше он любит и заботится, тем труднее ему определить, где – Работа, а где – Личное. Ведь если Работа – любимая, она становится уже Личным, а если всерьез относиться к Личному, это уже видится Работой.
Многие женщины так себе и формулируют: «У меня две работы – Работа и Дом». И работа дома бывает и более трудной, и ответственной.
Итак, в рамках вашего рабочего времени все записанные вами дела (сложенные вместе и дела дня, и дела недели) разложите на три группы:
Дела — собственно продуктивная деятельность, которая будет кем-то оценена и оплачена.
Например, выполнил заказ, обслужил клиента, провела урок, завершил переговоры…
Сервис – от этого вперед не продвигаемся, нам за это никто не заплатит, но без этого нельзя двигаться дальше.
Составили план дня. Поговорили с коллегой, обидевшейся на шефа, привели ее в чувство. Решили вопрос с пожарной инспекцией. Размялись, понаклонялись, восстановили затекшие спину и ноги. Еще раз пересчитали деньги. Убрали лишние вещи со стола.
Пустота — время провели, результат – ноль. На деловом языке такие дела иногда называют Времяпожирателями или Времяпоглотителями, в непосредственном общении – Пустотой или Фигней.
Чем занимался вчера полчаса после разговора с шефом? – Ну, фигней…
Пустотой оказываются иногда и неконструктивные переговоры, и чрезмерно разросшиеся совещания. Чаще это компьютерные игры в рабочее время, путешествия по бескрайним просторам Интернета, затянувшиеся перекуры, неторопливые и веселые беседы за очередной чашечкой кофе – все, чем вы успешно отвлекаете себя от работы.